重大活动档案资源建设利用的实践与探索

——以广州市档案工作为例

王海滨 王彩虹 张启芬

　　2020年12月12日，国家档案局颁布第16号令《重大活动与突发事件档案管理办法》，明确“重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动”，广州市档案部门一直非常重视重大活动档案的收集和征集工作，广州市档案局、档案馆先后开展各类重大活动档案的专题收集工作，涵盖第16届亚运会、第九届中国艺术节、2017年“世界城市日”、2017广州《财富》全球论坛、“读懂中国”国际会议、中国生物大会等重大活动，积累了丰富的重大活动馆藏档案资源，保存了各类重大活动的文字、照片、视频、实物等不同载体的馆藏档案，在重大活动档案利用、编研、展览等方面不断推出成果，充分展现了重大活动档案的作用和价值，其中，“第16届广州亚运会档案工作”“第九届中国艺术节档案工作”分别获得“全国档案管理与服务创新优秀案例”。

实践与经验

　　1.建立联动机制，高效协同开展重大活动档案资源建设

　　重大活动多由党委、政府等机关牵头，很多活动跨单位、跨部门甚至跨区域组织，档案来源广泛、管理复杂，需要协同开展　　　　档案的收集、整理和归档等工作，以实现档案的集中管理和高效利用。市档案局牵头建立重大活动档案工作协调沟通机制、通报推动机制、归档责任机制、验收移交机制等，与活动主办、承办部门及相关业务部门联合成立档案工作协调小组，负责组织、协调、整体推进重大活动档案工作，调配各方资源，对档案工作进行有序的规范化管理，明确档案归属流向，便于档案资源开发利用。比如，对第16届亚运会的档案管理，成立由广州亚组委、市档案局、市档案馆、市体育局、市重点办、市城建档案馆、外赛区城市档案部门等组成的广州亚运会档案工作协调小组，负责组织、协调亚运档案管理工作，定期召开工作会议，通报工作进展，确保各单位互相配合，协同开展档案工作，实现档案及时归档、按时移交。

　　2.制定业务标准，科学规范重大活动档案资源建设利用

　　为做好广州市重大活动档案工作，市档案局根据重大活动的特点，与项目主办单位联合制定相应的业务规范标准，明确档案工作总则、机构和人员、任务职责及管理、利用和移交等内容。根据重大活动项目的性质制定对应的分类方案、归档范围、归档要求和归档流程等，确保每项重大活动的档案资源建设和利用都做到有章可依、有规可循。比如，市档案局和第九届中国艺术节广州筹备工作委员会联合发文颁布《第九届中国艺术节档案管理规定》《第九届中国艺术节档案实施办法》，规定了第九届中国艺术节的档案管理利用等相关规定。市档案馆按照进馆标准要求及时接收进馆，根据档案产生的具体实际情况，设置不同的全宗归属，规范管理，并进行档案资源开发利用，举办重大活动专题档案展览和编研。

　　3.组建专业团队，助力提升重大活动档案业务管理水平

　　根据不同的职责，组建包含档案监督指导、收集整理、验收移交、接收进馆等覆盖全业务流程的档案专业团队，由市档案局、市档案馆和重大活动主办单位牵头，联合组建由专职人员和兼职人员组成的档案专业团队，同时根据工作需要配备专家顾问、档案整理中介等。专职人员一般由重大活动主办机构专门配备，落实档案工作领导小组要求，统筹承办相应的档案管理工作；兼职人员由主办机构下设各处室配备，负责本处室的档案工作。专家顾问由相关单位专家组成，负责各项档案工作的专题研究、人员培训、规范制定、验收移交指导等。档案整理中介主要和专兼职档案人员共同收集和整理重大活动档案，进行数字化扫描，并按要求进行移交。档案专业团队的配备为重大活动档案高质量收集、整理、验收及移交提供了坚实的保障，为进馆后的档案利用开发奠定了基础。

探索与创新

　　1.以丰富档案资源为目标，拓宽重大活动档案资源建设渠道

　　（1）面向社会加强重大活动档案征集

　　很多重大活动如大型会展、体育运动会、艺术节等，公众参与度高，形成的档案量大，媒体记者、摄影爱好者、普通市民等都会形成很多档案资料，这些档案资料是对责任部门形成档案的重要补充。在重大活动开始至结束后的一定时间内，综合档案馆或责任部门可以及时向社会发布征集通知公告，向社会公开征集档案，拓宽重大活动档案资源渠道，不断丰富重大活动档案资源。

　　（2）采集重大活动亲历者口述历史档案

　　广州市档案馆下属单位广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）从20世纪90年代就开始了口述历史项目的拍摄工作，多年来逐步形成了口述历史之《广府文化》《政协记忆》《抗疫战士》《名人档案》《退役军人英雄模范》《光荣在党50年》等多个系列品牌，累计采访500余人，内容包括时事政治、历史文化、城市变迁、民风民俗等。在每次重大活动结束后，及时围绕重大活动主题和主要人物，进行口述历史采访，把每次重大活动的历史记录好、留存好。2011年，广州市档案馆和广州市音像资料馆联合开展了口述历史亚运系列采访项目，通过对第16届亚组委主要人物的采访，记录第16届亚运会从筹备到落幕历时6年多的过程，用口述者亲历、亲见的真实资料，补充文书和声像档案记述中的不足，使广州亚运会档案资料更加充实和完整。

　　2.以档案信息化为支撑，打造重大活动档案数字资源库平台

　　（1）优化系统建设，实现重大活动档案规范管理和便捷利用

　　随着社会的发展，各级部门举办重大活动越来越频繁，伴随着社会数字化转型，在数字社会、数字政府、数字企业中产生电子文件剧增，要不断优化系统建设，建设规范管理和利用快捷的重大活动档案信息共享平台。广州市档案馆一直致力于数字档案馆平台建设，曾参与2010年国家档案局发布的《数字档案馆建设指南》审查工作，并在2022年完成数字档案馆系统平台的优化升级，建立数据管理子系统、档案检索子系统等，数据管理子系统按照全宗对重大建设项目档案进行系统挂接和导入管理；检索子系统分为综合检索、基本检索、高级检索、专题检索，如果要检索亚运档案，在综合检索输入“亚运”可以检索到5万多条和亚运相关的档案，也可在专题检索中进行亚运档案的专项检索。

　　（2）建设重大活动档案专题数据库

　　广州市档案馆在其数字档案馆平台原有数据的基础上，联合重大活动责任部门，整合重大活动征集档案、口述历史等档案资源，建立专门的重大活动档案数据库，制定重大活动档案数据结构、数据标准、数据规范，不断提高数据质量。并主动推送重大活动档案数据库给相关部门提供利用参考、进行数据分析，发挥重大活动档案的价值和作用，实现重大活动档案数据的共享共用，为城市治理、经济发展、文化建设等提供支撑服务。

　　3.以提供利用为导向，构建重大活动档案优质服务体系

　　（1）及时服务，举办重大活动档案展览

　　通过档案展览，展示重大活动档案价值，更好服务党和政府的中心工作，更好地服务人民生活需求，不断提升档案服务的能力和水平。如广州市档案馆在亚运会结束后，举办了《激情记忆 盛会珍藏——第16届亚洲运动会•首届亚洲残疾人运动会档案展》，在2020年又举办了《美丽亚洲——亚运十周年纪念展》。档案馆也可在重大活动前后的时间，举办相关的档案文献展览，用档案串联历史记忆，及时提供档案利用和服务。

　　（2）主动服务，开展重大活动档案深度编研

　　市档案局、市档案馆强化主动服务，在重大活动举办前，以《档案资政参考》形式编制相关专题档案，报送市领导及相关部门参阅。同时，出版特定主题的重大活动档案编研汇编，广州市档案馆编辑出版《百届交易会》《广州亚运会、亚残运会大事记》等；编研内部材料《广州重大体育赛事概览（1987—2003年）》《广州举办赛马活动档案资料汇编（1921—1934年）》等。加强重大活动档案深度编研，联合粤港澳大湾区各市综合档案馆，围绕重大活动、重大纪念日、重要人物专题、全运会专题、艺术节专题等开展档案联合编研。

　　（3)多元服务，创新利用多种媒体方式传播

　　充分发挥广州市音像资料馆的优势，加强与广州广播电视台合作，将重大活动档案资源开发利用与电视媒体、直播平台等结合起来，以更直观、快速的方式进行重大活动档案利用、编研成果的传播。广州市档案馆与广州广播电台联合打造档案专题类栏目《羊城档案》，制作关于重大活动档案专题，如党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议专题，国际、全国或地区性综合运动会专题，国际、国家或区域级论坛峰会专题，合作交流会、博览会、招商引资会等会展专题。《羊城档案》栏目在广州电视台综合频道及4K南国频道播出，同时在央视频、新华社现场云、广视新闻视频号等众多直播平台推送，创新档案文化传播方式，增加档案宣传和传播力度，以更加快捷直观、生动形象的方式提供档案多元化服务。

　　[本文是广东省档案局科技项目“重大活动与突发事件档案资源建设与开发利用研究”（项目编号：YDK-268-2021）的阶段性研究成果]

作者单位：广州市档案馆、广州市档案发展中心（广州市音像资料馆）